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          企業管理:群體溝通的技巧
          www.kustomkissers.com    2010-03-03 21:09:37   來源:小企業在線    瀏覽次數:7557

          過去三十年,職場已經發生翻天覆地的變化,許多時候,指令或者討論是透過電子郵件和電話傳達、完成的。即便如此,一些問題和任務最好還是通過面對面的完成比較好,這可以直接將你的觀點傳遞給群體,與群體交流是一項基本的管理技能。不僅要按照行動參考來進行交流,你也需要根據不同的交流對象,采取不同的方法,扮演各種各樣的“角色”,呈現不同的風格來進行溝通。

          你需要知道的

          現在我已經擔任一名高級經理一段時間了,我發現自己的說服技巧不好:事實上,我要依靠我的權威來說服人,我該如何改變這一點?

          你需要回到最基本的東西。首先,檢查你的論點,然后站在你交流對象的立場上考慮問題。要坦誠,你要這樣想,假如你是他們,你會買賬嗎?寫一張人們可能問到的問題清單,對此做好應對。還要記住,要開誠布公的進行討論:直接回答問題,對交流對象做出反饋。

          除了想法完善你的論點,還要考慮其傳遞的方式。明確而且直接的進行交流,避免含糊其辭。如果可以,對其他人的論點附上自己的評價,以此顯示你站在別人的立場上在考慮。

          你還需要用自己的肢體語言來傳遞你的信息。與群體成員之間保持良好的眼神交流,使用開放,積極的肢體語言(別交叉雙臂。。當你說話時,要環顧室內,看看別人的反應:看看別人的非言語性信號是什么?他們是生氣還是在自己說話?

          如何做

          弄清群體會議的目的

          真的有必要將這些人聚攏在一起開會?如果是的,會議的目的是什么?是簡單的傳達某些信息,對某一問題下達決策還是圍繞一樣新產品或新服務商討一些新主意?要確保你對會議的目的絕對清楚。一旦你弄清了這些,再檢查一下其任務是否適合群體討論:如果其中牽扯到敏感數據信息,可能就不適合用公開討論的形式進行了。

          設立會議時限

          即便是非正式的會議,也最好設立議程,并且說明會議持續的時間。(要記住不是每個人都像你一樣愿意花很多時間在某一問題上。)

          讓合適的人參加會議

          群體交流只有在最關鍵的人員都在場的情況下才最有效:邀請那些對會議目標沒有興趣或者無法對會議議題貢獻什么的人是沒有意義的。出于同樣原因,如果不相關的人出席會議,你的會議無法取得成功。確保與會人員人人都不會被忽視,即使對方與你的私人關系不那么好(這一點尤其是在討論的東西時間會很長,而且不那么令人愉快時)。

          設定合適的與會人數

          最好不要讓群體交流的人員數量太多:5個就足夠了,人數太多會導致牽扯出很多觀點,決策也不容易達成了。人多還容易引起少數派遭到多數派的攻擊。

          要做介紹

          如果你是會議的主持人,最好再次解釋為何要開會。當然,如果你是和關系密切的部門同時開會,你可以略過介紹,但如果不是,就要確保所有人都知道開會的目的。

          參與其中!

          你已經花了很多精力與時間在會議的召集上,如果你贊同開會,最好全心投入。坐在那里一言不發,或者說:“與我不相干”,事情就會不妙。如果你真的不想開會,那么就找借口離開。如果你坐在那里,就要積極些,參與其中,讓群體交流取得成功。

          傾聽別人的意見

          在大部分的例子當中,我們都是帶著對一定問題的立場來開會的。如果你是會議的牽頭人,你就需要傾聽別人的意見,做好改變自己的立場的準備。為什么?因為只有你愿意傾聽不同的觀點或接納不同的信息時,群體交流才會取得成功。如果你真的在會議中改變自己的立場,要明確解釋其原因。

          如果你是會議的牽頭人,很重要的一點就是允許其他人說話,即使你知道很有可能你不會同意其觀點。其他與會者需要理解多種觀點。

          要表現出你愿意傾聽不同觀點的態度,要顯示你積極希望他們參與其中,而不要指望人家一言不發的坐在那里認同你的觀點。他們需要自己思考,而不是服從一個強加給他們的方案。

          恰當的緩和緊張氣氛

          如果群體交流的目的是為了對某件事做出決策,你需要保持一定程度的客觀,即使你本人不認同最后的集體決定。這不是發脾氣的時。同樣,假如其他與會者不高興,要想法緩和氣氛,要提醒大家從集體角度全盤考慮問題。

          對與會者參加交流的行為提出意見,如果你的會議發起者,要確保這些意見不帶個人色彩。你不會希望會議充滿消極因素與相互指責,因此要表現出自己的風度。如果可能,要在發起負面意見之前給予贊揚(比如,可以這么說,這是很有益的觀點,不過你不覺得....),不要試圖責怪任何人過去所犯的錯誤,這一點在開一個項目總結回顧會議時要尤其注意。

          應該避免的地方

          不傾聽別人的聲音

          假如你不準備傾聽別人的觀點,那么這場群體交流會變得毫無意義。即便你不認同別人的觀點,還是要仔細傾聽,在別人結束說話之前別打斷其談話。

          你讓別人牽著鼻子走

          如果你是一個容易引發爭議的會議的發起者,你或許會發現有些與會者可能會在別人說話時,自顧自的交流,或者將會議議題引到不相關的議程上去。你需要將這一現象消滅在萌芽狀態:要自信,停止會議,勇敢的處理那些搗蛋分子,但不要富有攻擊性,這樣,你就會讓會議回到正軌上來。

          你得到了相反意見

          如果你正在向其他人談論你個人正在從事的項目或正在處理的問題時,聽到別人有相反的意見總會感覺一些不好受。不過,如果要將一件產品推向市場,或者有所突破,你就需要受到考驗或者經受冷嘲熱諷。試著做到客觀,對那些說反話的人進行鼓勵。如果真的有問題,最好迅速的解決它。


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